Gestire le relazioni con webinar e videochiamate digitali al tempo dell’Emergenza da Coronavirus.

Le applicazioni e i siti per riunioni digitali in questo periodo hanno avuto un ovvio e clamoroso boom alimentato dalle condizioni cui siamo stati obbligati dalle necessarie misure cautelative imposte dal contenimento dell’Epidemia di Coronavirus – Covid19. Come usarli al meglio: le cose da fare e da non fare nei meetings on line.


L’antesignana di tali app era stata Skype che fu introdotta nell’ormai lontano 2003 come alternativa alla normale linea telefonica grazie alla trasmissione attraverso la linea dati, ma quasi subito venne abbinata la chat e la possibilità di scambiare file per poi includere le, all’epoca modernissime, videochiamate. 

Diciamo pure che Skype non è mai entrata nel “costume” di massa in Italia anche perchè le linee dati non erano un granchè almeno fino a una decina di anni fa.

Tornando a questi strani giorni di quarantena che stiamo vivendo, fatte salve le categorie come medici, paramedici, forse dell’ordine, addetti dei supermercati, trasportatori e altri ancora cui va il nostro ringraziamento, per tutti gli altri questi strumenti digitali per incontrarsi sono l’unica soluzione per mantenere le relazioni con clienti e potenziali clienti e, soprattutto, per avviarne di nuove, gestire il proprio network di contatti e, last but not the least, per partecipare ad occasioni di formazione. 
Prima di vedere in dettaglio come utilizzare al meglio questi strumenti che ci permettono di agire attraverso queste “uniche” occasioni di contatto e di marketing occorre però una riflessione (breve) sul tema della “Gestione della Crisi”.

Gestire la Crisi in una occasione come questa derivante da una epidemia che quindi colpisce tutti e non è pertanto un evento negativo generato da noi stessi significa, in poche ed essenziali parole,  “esserci”, farsi vedere attenti e presenti dai propri stakeholders, dai propri contatti. 

Occorre avere un piano, magari semplice, ma averlo, e reagire (senza qui dilungarci troppo su questi aspetti che abbiamo sviluppato in numerosi webinar molto approfonditi sull’argomento essendo una nostra specializzazione maturata nel tempo).

Quello che è importante sottolineare infatti è che alla fine di questa emergenza ci sarà chi avrà saputo gestire e agire e chi no. 

Al centro di tutto c’è quindi la comunicazione all’esterno di quanto stiamo progettando, pianificando e realizzando e vi assicuriamo che, se non ci lascia deprimere, c’è tantissimo da fare. In questo contesto rientra la formazione on line che va sotto il nome di webinar: questo periodo può essere non solo di riflessione, ma di “riprogettazione” e quindi andiamo a formarci e seguire corsi on line per piallare qualche carenza e per imbastire nuove competenze. Azioni che ci faranno essere più pronti alla ripartenza e che alimenteranno la nostra autostima.


Attenzione però! In questo caso particolarissimo che è questa Crisi da Epidemia anche noi costituiamo un pubblico della nostra comunicazione. La pervasività totale del problema epidemia fa sì che dobbiamo anche parlare a noi stessi o meglio: ogni azione rivolta al nostro pubblico esterno coinvolge inevitabilmente anche a noi stessi.

Non dobbiamo difatti lasciarci andare e dobbiamo attivare quella caratteristica che è identificata da una delle parole più usate del momento: la resilienza.

Gli esperti ci suggeriscono di darci un programma giornaliero: sveglia piuttosto presto e più o meno allo stesso orario di prima dell’epidemia, darsi un programma di lavoro e degli obiettivi della giornata, programmare dell’attività fisica tutti i giorni, poca, ma programmata.
Il messaggio anche in questi casi è rivolto anche verso noi stessi: solo con questi segnali faremo sì che la nostra autostima e la nostra positività si incrementino anzichè “afflosciarsi”.


Tutta questa premessa è stata necessaria per evidenziare come i suggerimenti che andiamo a dare per avere un buona reputazione nel corso dei vari contatti in “videochiamata” (o altro) servono in primo luogo per noi stessi oltre che permetterci di utilizzare al meglio gli strumenti. Sulla base di queste riflessioni vi chiediamo allora di valutare i consigli che vi diamo e di farli vostri.


Vediamo quindi i nostri suggerimenti per un buon incontro digitale che esso sia un one to one, un meeting o un incontro di formazione.

Il Collegamento ideale.

Al primo posto, vuoi o non vuoi, sta la qualità del collegamento “dati”. Per chi ha ancora il cavo in casa e soprattutto un pc con l’attacco adatto ricordiamoci che questa modalità è quella che assicura il massimo del volume dati e quindi anche la migliore continuità del collegamento.  Se non è disponibile il cavo scegliamo il punto della casa che coniughi la migliore copertura wi-fi con la migliore location (che vedremo dopo). Consigli per migliorare ulteriormente il collegamento: chiudere tutti i programmi e le app non necessarie e anche le altre pagine web aperte sul nostro browser. 

Lo sfondo e la location della nostra call.

Come detto in questo momento il digital meeting è l’unica opportunità che abbiamo: cerchiamo di sfruttarla al meglio. Preferiamo quindi il punto della casa più “professional” disponibile. Se in casa è presente uno studio è quindi questo inevitabilmente il luogo migliore, altrimenti una postazione davanti alla libreria è perfetta. Altrimenti un divano (che in molte case è posizionato davanti a una libreria  potrà andare bene purchè non ci rilassiamo troppo vista la estrema confidenza di questi giorni.Potete anche posizionarvi in altri punti della casa, ovviamente l’importante è evitare di mettersi  con una finestra alle spalle in modo da poi attiviate l’effetto “Madonna di Medjugorje” e risultare evanescenti.  Eviteremmo anche la camera da letto come scelta se non dettata dalla intervenuta esigenza di isolarsi magari dai figli che devono urlare e gioire mentre giocano alla play station in altre stanze che sarebbero state più consone per il nostro lavoro. In questi casi va ricordato che molte app permettono la possibilità di inserire un virtual background.

Questa opportunità ha a volte dato luogo a scene indimenticabili ad esempio grazie a spiagge assolate alle Maldive o cime innevate dell’Everest. Una visione suggestiva che implica la domanda: sei qui con me o altrove con la testa? Se abbiamo un logo per la nostra attività questa potrà essere un’ottimo virtual backgroundIn ogni caso lo sfondo virtuale ci permette di collegarci da dove vogliamo, ma proviamolo prima perchè alcune immagini ci fanno “sfumare” nell’immagine stessa: non tutte sono adatte.
Magari la soluzione migliore è inserire come sfondo proprio una libreria che quindi ci permetta di collegarci dalla nostra camera da letto senza essere troppo intimi. Per certi versi può andare bene anche la foto di un bell’ufficio…sarà anacronistica dato il momento, ma il messaggio di efficienza e di concentrazione sul nostro lavoro che vogliamo dare con l’occasione arriverà forte e chiaro. 

L’aspetto e l’abbigliamento…contano!

Uno dei punti più dolenti dei virtual meeting di questi giorni. Lo ripetiamo: questo è uno strumento che può essere efficace oltre ad essere l’unico attivo e produttivo di questi tempi…sfruttiamolo al meglio!

Quindi per i signori: barba rasata e capelli pettinati. Per le signore stesso discorso per i capelli e un velo di trucco…non è necessario essere imbellettate come alla prima della Scala, ma occorre dare la sensazione di essere concentrati e che teniate a figurare in questo incontro con il/i vostro/i  interlocutore/i. Lavorate sempre sulla vostra reputazione e la vostra immagine:  magari riceverete una referenza o concluderete anche un’affare!


Lo sappiamo: la felpa è il “must” del momento. Ma per un incontro di lavoro e favorire la vostra stessa concentrazione cambiarsi per l’occasione con una bella camicia e magari…perchè no? Una giacca. Significa entrare maggiormente nel ruolo specie per i professionisti. Con la felpa guardiamo la televisione o giochiamo con il gatto, non sarà fondamentale, ma un cambio serve a noi per staccarci da uno status “pantofolaio”.Poi sappiamo tutti che siamo in casa e quindi che è…Per le signore non sarà certo necessario il tacco 12 o un tailleur, ma una camicia o una maglia saranno senz’altro apprezzate assieme al trucco minimalista di cui sopra.
Non puntate a restare trasandati “tanto non attivo il video”: se tutti sono in video non è educato apparire solo con il vostro nome scritto su una schermata nera e soprattutto parlare senza che si vedano le espressioni del vostro volto.

Ovviamente queste considerazioni valgono per chi usualmente svolge la propria attività con un abito piuttosto formale. Per chi si può permettere di essere sempre “disimpegnato” la felpa può andare benissimo, magari non quella del pigiama sia perchè un po’ si vede, ma per il tutto il discorso che abbiamo affrontato in merito alla “rigenerazione” che l’attenzione ai dettagli della riunione digitale deve comportare.


Il device e il suo posizionamento.

Possiamo collegarci con smartphone, pc o tablet. Sembrano tutti equivalenti, ma non è così. La telecamera del pc porta ad una inquadratura orizzontale in automatico mentre per il telefono e il tablet possiamo scegliere sempre tra orizzontale e verticale. Con il telefono la orizzontale è più larga, teniamone conto perchè potrebbero finire inquadrati dettagli che è meglio tenere nascosti. Un consiglio per il tablet e per il telefono in particolare,  ma valido anche per il pc e la sua telecamera: evitiamo le inquadratura dall’alto verso il basso per cui sembra che si stia parlando a qualcuno steso per terra. Posizionare il device prescelto su un rialzo (ad esempio un faldone o un paio di libri) farà si che la telecamera sia più frontale ed eviteremo così che le vere protagoniste siano le nostre narici oppure che per tutta la durata del collegamento compaia on line solo la metà superiore della nostra testa assieme al soffitto di casa.

Le luci

Cerchiamo di predisporre la luce giusta perchè si veda bene il nostro viso e, visto che ci abbiamo lavorato, il nostro abbigliamento e il nostro sfondo (reale o virtuale che sia).

Gli accessori

Per i desktop un po’ vecchiotti la telecamera datata non rende solitamente una buona/ottima ripresa e incide molto quando la luce è scarsa, può quindi essere utile acquistare una di maggiore qualità (senza esagerare perchè se il computer è datato potrebbe non andare bene). Inoltre avvalersi sempre di auricolari con microfono non solo rende più professionale l’incontro, ma ci garantisce di ascoltare bene nonostante qualche rumore casalingo mentre per il microfono la nostra voce sarà più chiara e meno sovrapponibile dai soliti suoni casalinghi.

Consigli sparsi di contesto

Il gatto e/o il pupo che passano a favore di telecamera fanno simpatia e ci confermano che, anche se puntiamo a un incontro professionale, stiamo pur sempre vivendo una fase particolare della nostra vita da casa e rafforzano sottolineandolo il senso della cura degli altri dettagli che stiamo curando. Nulla di grave quindi. Molto di più lo è però il cagnolino che abbia in continuazione, dall’altra stanza. 


Concentrazione (!)

Questi incontri e questi webinar non durano molto, se sono all’ora di pranzo cerchiamo di aver già mangiato anche se questo poi ci mette a rischio di “abiocco”, ma evitiamo di mangiucchiare mentre siamo collegati.Allo stesso modo stacchiamo le notifiche specie di whatsapp e soprattutto evitiamo di fare altro al pc nel mentre che siamo on line: si vede! State sul pezzo, non distraetevi. Tenete comunque un telefono a portata di mano poichè può essere utile per eventuali comunicazioni urgenti anche da parte delle persone che partecipano o stanno cercando di partecipare e non riescono.

Chiudete il microfono

Alcune piattaforme di digital meeting prevedono in automatico di “rendere muti” i partecipanti a mano a mano che entrano. Se lo aprite e parlate, magari intanto che inizia l’incontro, ricordate di chiuderlo anche se, come sapete, l’organizzatore può gestire il vostro microfono sia singolarmente che collettivamente. Chiudendo il microfono eviterete una parte dei rumori casalighi che naturalmente vengono prodotti. Per i meeting numerosi per chiedere la parola c’è il sistema dell’alzata di mano: apposita funzione digitale oppure alzando la vostra “vera mano” a favore di telecamera in modo che l’organizzatore vedendola possa darvi la parola per richiedere di intervenire, evitate di sovrapporvi e ricordate di far parlare anche gli altri. Inoltre se tutti sono in video è il caso che lo siate anche voi specie se  è un meeting, diverso è il discorso per quel che riguarda un webinar nel qual caso è sicuramente più lecito non comparire in video pur essendo presenti.
Dopo l’epidemia non avremo un mondo migliore e quindi non avremo un cambio radicale. Quello che è certo che attività come lo smart working, ad esempio, saranno entrate nel nostro quotidiano. Allo stesso modo sarà molto più normale fare incontri via web e quindi questi consigli risulteranno utili anche quando la quarantena sarà finita. Le videoconferenze e i videoincontri saranno uno strumento utilissimo specie per prepararci al meglio agli incontri reali.

App per videochiamate di gruppo.

Piccola ricognizione su le app per videoconferenze e videochiamate.Il mercato vede tre protagonisti con prodotti sostanzialmente analoghi e che variano per alcuni dettagli e costi. Tutti e tre prevedono una versione gratuita per “approcciare”. Prevedono riunioni fino a varie centinaia di persone, meeting e webinar, coordinamento con calendari e social network, sfondi vari, condivisione schermo, codici di accesso  e tutto quanto utile a un incontro digitale professionale.

Le elenchiamo rinviandovi ai tanti articoli presenti nel web e alle loro stesse pagine per le offerte dal momento che queste stanno cambiando rapidamente.

Cisco Webex

Go to the meeting

Zoom


Per delle videochiamate senza pretese, specie per chiacchierare con pochi amici e colleghi

Whatsapp

Facebook

Messenger

Skype

Per riunioni un po’ alternative

AltspaceVR una sorta di Second Life (chi se lo ricorda? Ma esiste ancora) finalizzato espressamente agli eventi. Con Avatar e spazi virtuali caratterizzabili

Jitsi Meet tutto gratuito, facile e immediato, sul sito si entra direttamente sull’evento, essenziali e (pare) affidabile.

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Marketing Alberghiero: la camera? Un accessorio! Meglio una app!

 

Come vi sembra come provocazione? Il caposaldo del marketing alberghiero – la camera- ridotto ad un fattore accessorio. Un fattore secondario superato da altri aspetti e, soprattutto, da altri servizi, in altre parole da altri prodotti!

Sempre continuando con le accentuazioni possiamo dire che il prodotto “camera” in sè e per sè sta affondando come una imbarcazione in mezzo alle onde. Il bordo va sempre più pericolosamente verso la superficie dell’acqua sotto i colpi delle Olta come Expedia e Booking e di un atteggiamento rinunciatario degli albergatori che trovarono comodo affidarsi alla tecnologia e alle piattaforme che (come scopriranno poi) non potevano controllare.

A questo punto quali possono essere le soluzioni? La prima – sa va sans dire – è costruire un progetto, un progetto che realizzi due esigenze: porre la struttura ricettiva inequivocabilmente come una delle principali (possibili) fonti di emozioni del cliente e la costruzione di un profilo spiccato per la struttura ricettiva.

Le due “cose” possono essere conseguenzialmente connesse.

Anche se opero a Capri o a Roma devo fare i conti con la concorrenza e vincere la mia competizione che, inevitabilmente, si svolge – se non guardo altrove – essenzialmente proprio sul prodotto che sta andando a fondo: la camera. Ormai vediamo tariffe solo legate alle fasi alternate di domanda e offerta nel succedersi delle stagioni (turistiche).

La stessa camera può essere venduta a 100 euro così come a 450 come se in alcune fasi dell’anno il personale costasse di meno o la lavanderia industriale lanciasse offerte speciali. Quanto ha senso tutto questa portata così ampia di un range?

Il marketing alberghiero è in realtà tutto incentrato solo su questo andamento stagionale e agli algoritmi collegati. Facile da “marcare”, più o meno facile da copiare. Potremmo anche dire che il marketing alberghiero se paragonato ad altri settori produttivi di fatto non esiste (oggi siamo in vena di provocazioni). Per cui con il nostro bravo progetto dobbiamo puntare ad offrire al cliente una serie di servizi e di opportunità in grado di condizionarne -in positivo e in termini di percezione complessiva – la permanenza sulla destinazione.

Il tutto poi, visto che “chiodo scaccia chiodo”, magari basandoci su un utilizzo “massiccio” delle tecnologie. Non vendo più la camera allora, ma la regia della vacanza opportunamente convogliata attraverso una app e, magari, attraverso un account e canale Telegram dedicato per fare customer care e per essere sempre in collegamento con i clienti durante il loro soggiorno. Ovviamente essere i registi della vacanza non può essere una petizione di principio, ma va dimostrata la competenza e la capacità ad esserlo. Quindi il racconto del territorio non può partire da “ieri”, ma va coltivato continuativamente, aggiornato giorno per giorno fino a che diventi anche semplice e normale formare il personale che deve essere rispondente al progetto.

Per l’appunto il personale….un prodotto in sè: la costruzione di una relazione di valore con il cliente come prodotto. Tutto questo non si improvvisa e non lo si costruisce in pochi mesi.

Un progetto non adatto a tutti, ma rispondente a chi ha la cultura per porsi su un altro punto di vista.

Questa la direzione su sui lavorare magari appoggiando il tutto su…una gran bella camera!

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STRATEGIE INTEGRATE per Federalberghi Roma, social media e contenuti di marketing.

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COMUNICATO STAMPA:

STRATEGIE INTEGRATE per Federalberghi Roma, social media e contenuti di marketing.

Strategie Integrate, il network di professionisti della comunicazione specializzato nel settore turismo, supporterà, per tutto il corso del 2015, la social communication di Federalberghi Roma prestando il proprio know how per aumentare sul web,  la diffusione e la condivisione dei contenuti  e dei post dell’importante Associazione di rappresentanza degli albergatori romani.

L’importanza dei social network è sempre più sentita nel settore turismo che trova, nell’utilizzo del web e dei social media, un canale non solo informativo, ma di produzione di contenuti e di idee destinati ad essere trasfusi nella vita reale.

Strategie Integrate vanta nel campo del turismo una esperienza che parte dal 1989, esperienza che si è rinnovata con l’avvento del web e soprattutto dei social network estendendosi a molti altri settori produttivi come l’agroalimentare, i servizi e il largo consumo.

Al “centro” della rete di professionisti della comunicazione che costituisce Strategie Integrate troviamo Francesco Caruso, primo classificato tra gli “angeli digitali” di Google la scorsa primavera, master in turismo alla Luiss  ed esperto di web marketing.

Assieme a Caruso, Francesco Granese, socio professionista Ferpi, esperienza di oltre 27 anni nel campo della comunicazione, docente universitario e per lungo tempo dirigente di importanti associazioni di categoria, esperto di crisis management, marketing territoriale e social communication.

L’assistenza nei confronti di Federalberghi Roma, partita e “avvertita” già nel corso dello scorso Albergatore Day, viene ad affermare da parte di Strategie Integrate, la capacità di consulenza, pressochè completa, nei confronti delle aziende del settore turistico: alberghi, ristorazione, tour operator, agenzie di viaggio, aree e comprensori territoriali.

Una competenza che parte dalla capacità di delineare le linee strategiche per raggiungere gli obiettivi dell’impresa fino alla stessa gestione del quotidiano rapporto con i clienti e potenziali clienti, stakeholders e altri pubblici specie sui social network.

Di recente, infine, si è aggiunta la capacità di assistere le imprese, anche quelle non appartenenti al settore turismo, per tutte le loro esigenze di comunicazione sui mercati di lingua Russa, Tedesca e Cinese. Com’è noto per poter agire efficacemente su questi mercati non è solo necessario conoscere le lingue, ma anche la cultura locale per poter dialogare e stabilire relazioni e, fattore determinante, i social network specifici da utilizzare.

Per ulteriori informazioni: 3358427612. info@strategieintegrate.com www.strategieintegrate.com

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Stretta di Facebook sui profili, per le aziende è arrivato il momento di cambiare

Facebook è da sempre un’opportunità per le tutte le imprese, grandi o PMI che siano, che vogliono personalizzare il proprio rapporto con la clientela e curarne le esigenze sia essa b2b o b2c. Il social network permette, specie ad una piccola azienda, di stare quasi alla pari con una grande e di relazionarsi ad un mercato potenziale di oltre 1 miliardo di persone (cioè tutto l’universo di iscritti a Facebook). Attenzione però: Facebook è gratuito, ma molto inflessibile nell’applicare le proprie regole.

Nel corso di quest’anno (con un’accentuazione a partire dall’inizio dell’estate) sono partite delle verifiche che hanno visto la chiusura dei profili non rispondenti alle regole del popolarissimo e frequentatissimo social network.

Quali profili ricadono nelle “verifiche”: quelli dai nomi improbabili e apertamente rispondenti ad un nome aziendale e/o quelli che fanno molti inviti (per eventi, pagine fan, siti esterni con messaggi) e/o quelli che postano quasi soltanto link al proprio sito e/o palese pubblicità/spam.

Va tenuto conto che una volta comminato il provvedimento di cancellazione le possibilità di appello sono molto difficili.

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